דמיינו רגע את המשרד שלכם כאשר צריך להפיק משכורות: ניירת מפוזרת על כל השולחן, אפליקציית מחשבון פתוחה ליד המחשב עם מערכות חישוב שכר פתוחות, מספרים שלא מסתדרים ומנהל החשבונות שלכם מזיע על גיליונות אקסל אינסופיים.
זה נשמע לכם מוכר?
במאמר הבא אני הולכת לדבר על אחד מהשירותים שאני מציעה בתור מנהלת אדמיניסטרטיבית, ואיך זה יכול להקהל את ההתנהלות העסקית שלכם, ואפילו לגרום לכם לצמוח יותר!
מה זה הפקת תלושי שכר במיקור חוץ?
הפקת תלושי שכר במיקור חוץ (בשונה מהנה"ח במיקור חוץ) זה שירות שבו עסקים מעבירים את האחריות על חישוב והפקת תלושי שכר לגורם חיצוני מקצועי. במקום להעסיק עובד ייעודי או להטיל את המשימה על מנהל החשבונות הפנימי, העסק משתמש בשירותיו של מומחה חיצוני לניהול כל היבטי תהליך השכר.
בין היתר זה דומה לשירותי מזכירות מרחוק, אך בהתמקדות על הפקת תלושי שכר, תשלומי מיסים וביטוח לאומי, מעקב אחרי ימי חופשה ומחלה ועוד. המיקוד העיקר כאן הוא על משאבי אנוש והתשלומים אשר קשורים לעובדים שלכם.
למה כדאי להפיק תלושי שכר במיקור חוץ?
ברגע שיש טעויות בתלושי שכר של עובדים זה יכול להיות מאוד לא נעים. עובדים מתוסכלים שמתקשרים לשאול על תלושי השכר שלהם ודורשים את מה שמגיע להם, ואתם מרגישים שבזבזתם זמן יקר על משהו שאמור להיות פשוט. חוקי מס חדשים? שינויים בתקנות השכר?
אתם מרגישים תמיד צעד אחד מאחור. הלחץ גובר כשאתם חושבים על הקנסות האפשריים אם תעשו טעות. בינתיים, הפרויקטים החשובים שלכם נדחקים הצידה, והצמיחה העסקית שלכם סובלת כי המיקוד שלכם נמצא בכיבוי שריפות מהסוגים האלו.
אז עכשיו אחרי שהבנו מה זה הפקת תלושי שכר מרחוק ולמה כדאי להיעזר בעזרה של מומחה חיצוני, בואו נבין מהם היתרונות, איך זה עובד ולמה חשוב לשים לב?
יתרונות הפקת תלושי שכר במיקור חוץ
- חיסכון בעלויות:
– הפקת תלושי שכר במיקור חוץ מאפשרת לעסקים לחסוך בעלויות הקשורות להעסקת צוות פנימי, כולל שכר, תנאים סוציאליים, הכשרות וציוד טכנולוגי וכו׳.
– השירות מוצע לרוב בתשלום חודשי קבוע, מה שמאפשר לחזות את ההוצאות מראש ולתכנן את התקציב בצורה יעילה יותר.
- יעילות בהפקת משכורות:
– חשבי שכר חיצוניים יודעים להפיק תלושי שכר בצורה מקצועית ויעילה, בנוסף לזה הם מוודאים את כל הנתונים מול בעל העסק על מנת למנוע טעויות.
– כאשר בעל עסק מעביר את טיפול הפקת המשכורות לגורם חיצוני ומקצועי, זה מאפשר לבעל העסק להתמקד בפעילות העסקית שלו.
- עמידה בחוקים ומניעת בעיות מזיקות:
– חשבי שכר במיקור חוץ מתעדכנים באופן שוטף בכל החוקים והתקנות הרלוונטיים לניהול השכר, ויוודאו שהכל נעשה בצורה תקינה וחוקית.
– טעויות בחישוב השכר עלולות להוביל לקנסות ולבעיות משפטיות. חשבי שכר מקצועיים יודעים איך להפחית משמעותית את הסיכון לטעויות אלו.
איך זה עובד?
- איסוף נתונים: העסק מספק לספק החיצוני את כל המידע הרלוונטי על העובדים, כולל שעות עבודה, חופשות, מחלות וניכויים אחרים.
- חישוב השכר: הספק החיצוני מבצע את כל החישובים הנדרשים, כולל ניכויי מס, ביטוח לאומי ותוספות שונות שצריך לדווח עליהן (כמו מתנות לחגים למשל).
- הפקת תלושי שכר: לאחר חישוב השכר, הספק מפיק את תלושי השכר הדיגיטליים או הפיזיים ומעביר אותם לעובדים או לבעל העסק.
- העברת תשלומים: הספק דואג להעברת הכספים לחשבונות הבנק של העובדים, בהתאם לתלושי השכר שהופקו. במקרה ועסק משלם משכורות בשיקים – לרוב השיקים יהיו משודכים לתלושי השכר פיזית.
- דיווח לרשויות: הספק החיצוני מטפל בכל הדיווחים הנדרשים לרשויות המס וגם לביטוח לאומי, כולל תשלומי ניכויים ודיווחים תקופתיים.
מה חשוב לשים לב?
- אמינות ואבטחת מידע:
– ודאו שהספק נוקט באמצעי אבטחה מתאימים כדי להגן על המידע האישי של העובדים.
– חשוב שלספק החיצוני יהיה מוניטין ואמינות גבוהה, מכיוון שמדובר במידע רגיש שאתם מעבירים לגורם חיצוני מתוך העסק שלכם.
- תאימות לתקנות וחוקים:
– בתור בעלי עסקים מנוסים שפועלים ע״פ חוק, אתם צריכים לוודא שהספק מעודכן בכל התקנות והחוקים הנוגעים לנושא.
– בנוסף, יש לוודא שהספק מספק שירותים בהתאם לחוקי העבודה והמס המקומיים.
- שירות לקוחות איכותי:
– חשוב לבחור ספק שמציע שירות לקוחות איכותי וידע לתת מענה מקצועי לשאלות ובעיות.
– זמינות גבוהה ויכולת תגובה מהירה הם קריטיים לניהול יעיל של השכר.
סיכומון קצרצר
הפקת תלושי שכר במיקור חוץ היא פתרון יעיל ומשתלם לעסקים בכל הגדלים. היא מאפשרת לחסוך זמן וכסף, דיוק ועמידה בחוקים, ולספק לעובדים ולבעלי העסק שירות מקצועי ואמין. בבחירת ספק שירותי שכר, חשוב להתמקד באמינות, מקצועיות והיכולת להתאים את השירות לצרכים הייחודיים של העסק שלכם.
רוצים תהליך יותר חלק בהפקת תלושי שכר?
בתור מנהלת אדמיניסטרטיבית מנוסה, בין שאר השירותים שיש לי להציע (כגון שירותים בשפה האנגלית), אני גם מציעה שירותי הפקת תלושי שכר מקצועיים ומותאמים אישית לפי הצרכים שלכם בעסק. עם הידע והכלים שאני משתמשת בהם, אני יכולה לסייע לעסק שלכם לנהל את מערך השכר ביעילות ובדיוק רב, ובכך לחסוך לכם בזמן ובעלויות. אשמח לייעץ לכם כיצד השירותים שאני מציעה יכולים לתרום להתנהלות חלקה יותר של העסק שלכם.
אז למה אתם מחכים? תמלאו את הפרטים בטופס ואחזור אליכם בהקדם!
